Comité

 MINISTERES

• Ministère des Eaux et Forets
•  Ministère de l’Agriculture et du Développement Rural
•  Ministère de l’Environnement et du Développement Durable

 STRUCTURES

•  CNTIG
•  OIPR 
• REDD+ 
• SODEXAM 
• CIAPOL 
• PNLCC

LES COMMISSIONS

                    I- Commission scientifique

                    II- Commission secrétariat

                    III- Commission logistique

                    IV- Commission hébergement & transport

                    V- Commission communication

                    VI- Commission restauration

                    VII- Commission mobilisation de ressources (humaines et financières)

                    VIII- Commission décoration, accueil et installation

                    IX- Commission sécurité

                    X- Commission gestion finances

                    XI- Commission Protocole

                    XII- Commission Santé et hygiène

                    XIII- Commission Dîner Gala et Visite Touristique

La commission scientifique a pour mission principale de :

C’est sur elle que repose la mise en place de tout le nécessaire lors de l’évènement (badges – mallettes, blocs note, etc.) sans oublier le matériel de sonorisation et tout ce qui va avec. Le responsable doit être rigoureux et efficace, capable de faire les bons choix et anticiper. Il ne faut pas attendre 48h avant l’événement pour commander les éléments. La mise en place doit commencer la veille dans certains cas

Les membres de cette commission doivent connaitre le terrain (les lieux d’hébergement, la distance, estimation des personnes à transporter…). Ils devront aussi trouver des véhicules sécurisés adaptés au transport des hôtes. Les membres doivent être capables de faire des réservations en fonction de la liste de participants étrangers, établir des contacts avec les meilleurs hôtels où loger les participants et retenir des hôtels situés à proximité du site de l’évènement (si possible). Enfin, les membres doivent être capables de faire une estimation du carburant (aller-retour) et prévoir d’éventuels imprévus.

En amont comme en aval, la commission communication et Animation est sur tous les fronts. Elle a pour mission principale de:

Dans l’une ou l’autre des catégories les personnes en charge de cette restauration doivent être des connaisseurs en la matière. Il faut dans notre cas faire appel à des services traiteurs afin de minimiser les risques d’échec

La mobilisation est certes la mission de toutes les commissions mais elle est confiée à une commission dirigée par un responsable qui sera à mesure de contacter les différentes couches sociales à l’événement. Les membres doivent établir une liste des sponsors, de contacter des organisations publiques ou privées et de leur « vendre » l’évènement organisé de manière à ce qu’elles veuillent s’impliquer dans l’organisation du salon, en fournissant une aide financière ou logistique. Pour cette commission, deux (2) sous commissions peuvent être mises en place • Une sous-commission chargée de la mobilisation de ressources auprès des institutions ; • une sous-commission chargée de la mobilisation de ressources auprès des autres sponsors.

L’un des pans important dans la réussite de l’événement de novembre 2018, est la sécurité des personnes invitées et le matériel logistique. Pour cela on fait appel aux forces de l’ordre (police et gendarmerie). Le responsable de la commission reste en contact permanent avec les forces de l’ordre avant et pendant l’évènement.

Un comité d’accueil ayant pour mandat d’accueillir les participants, les intervenants, les animateurs d’ateliers, les exposants, les restaurateurs... et d’orienter vers le vestiaire assurera un accueil chaleureux et invitant. Les personnes à l’accueil doivent posséder toute l’information pour bien répondre aux questions : plan des lieux, programme de la journée, pochette du participant, liste des participants pour émargement éventuel et pour répondre au moindre imprévu (trousse de secours avec coordonnées des services d’urgence. Les membres doivent faire une bonne décoration en rapport avec l’activité et choisir les hôtesses, les habiller et les former afin qu’elles soient à mesure d’escorter, installer les invités qui viendront au Salon.

Aucun événement de cette taille ne peut être accompli si des ressources financières conséquentes ne sont pas mises à disposition. Avoir aussi des ressources ne suffit pas, il faut nécessairement une commission pour les gérer. Les membres de cette commission doivent établir le budget provisoire nécessaire pour la cérémonie, mobiliser les ressources financières et exécuter les dépenses. Cette commission est le grenier dans lequel viendront puiser toutes les autres commissions. Ses membres doivent être des personnes de confiance capable de faire une gestion transparente et rendre compte à la fin de l’activité.

Elle a pour rôle de recenser auprès de la commission Scientifique et de la commission Secrétariat, les autorités de marque. Cette commission peut être soutenue par d’autres commissions selon le nombre des autorités.

Elle est chargée de mobiliser une équipe de médecin qui devra assurer la couverture médicale de l’évènement pendant toute la durée du salon. Il peut s’agit de la CROIX ROUGE OU de MEDECIN SANS FRONTIERE OU DU SAMU La commission d’hygiène se chargera quant à elle de la propriété des locaux pendant toute la durée de l’évènement.

Elle sera chargée d’identifier le circuit touristique à découvrir par les participants et aura à charge d’organiser les grandes lignes du Dîner Gala.